Karena verwaltet Kampfsportschulen, Unternehmen mit mehreren Standorten und Verbände auf einer Plattform.
Mitglieder, Verträge, Abrechnung, Training, Wettkämpfe, Graduierungen und Lehrinhalte. Verbunden über einen Organisationsgraphen, der Schulen, Unternehmen und Verbände zusammenhält.
Eine Plattform, ein Organisationsgraph
Dojos, Unternehmen und Verbände sind in Karena Organisationen im selben Graphen. Drei Arten von Beziehungen verbinden sie, und sie bedeuten nicht dasselbe.
- Führung
- Der obere Verband handelt für die untere Organisation: Er sieht und verwaltet ihre Daten im Rahmen seiner Rolle, und seine Zertifizierungen gelten nach unten weiter, auch über einen Landesverband hinweg.
- Franchise
- Marke und Inhalte wie Akademie und Kampagnen gehen an die Standorte; Mitglieder und Abrechnung führt jeder Standort selbst.
- Mitgliedschaft
- Das Mitglied nutzt, was der Verband anbietet – Turniere, Lehrgänge, Lizenzen – und bleibt unabhängig; der Verband sieht seine Daten nicht, solange es ihm nicht ausdrücklich eine Rolle gibt.
Ein Unternehmen ist in der Regel Mitglied eines Verbands – es nutzt dessen Turniere, Lehrgänge und Lizenzen und bleibt dabei sein eigener Herr. Mehrere Mitgliedschaften sind möglich, etwa Kickboxen und Karate. Mitglieder, Verträge, Abrechnung und Training bleiben seine Sache; der Verband sieht es nur als Eintrag in seiner Mitgliederliste und als meldende Organisation bei seinen Veranstaltungen.
Führung ist für Strukturen, die wirklich hierarchisch sind: ein Bundesverband und seine Landesverbände, oder ein Verband mit eigenen Dojos. Ob sie sich führen lässt, entscheidet immer die untere Organisation – nie der Verband.
Für Dojos und Gyms
Der Alltag einer Kampfsportschule: Verträge, Abrechnung, Training und Interessenten an einem Ort.
- Mitglieder und Verträge
- Tarife und Verträge mit Probezeit, Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist und Pausen. Familien mit Erziehungsberechtigten und einer Sammelrechnung pro zahlendem Elternteil.
- Online-Anmeldung
- Digitaler Vertragsabschluss mit SEPA-Mandat, Widerrufsbelehrung und dem Kündigungsbutton nach § 312k BGB.
- Abrechnung
- Monatliche Abrechnungsläufe, SEPA-Lastschrift als pain.008-Datei für die eigene Bank, Zahlungsverfolgung, Rücklastschriften und Mahnliste.
- Training
- Gruppen, Wochenplan, Trainerzuordnung, Anwesenheit und Check-in am Tablet.
- Interessenten und Probetraining
- Anfragen erfassen, Probetraining buchen, nachfassen, Empfehlungen von Mitgliedern nachverfolgen und in einen Vertrag überführen.
- Selbstbedienung für Mitglieder
- Mitglieder sehen Rechnungen und Vertrag, ändern Kontakt- und Bankdaten und stellen Pausen- oder Kündigungsanträge. Erziehungsberechtigte sehen ihre Familie.
- Kommunikation
- Willkommensmails, Erinnerungen, Mahnungen und Nachrichten zum Vertragsverlauf, pro Organisation über die gewünschten Kanäle.
Für Unternehmen und Franchises
Mehrere Standorte, ein Graph. Inhalte und Vorgaben fließen von der Zentrale zu den Standorten, jeder Standort bleibt eine eigene Organisation.
- Standorte im Organisationsgraphen
- Jeder Standort ist eine eigene Organisation mit eigenen Verträgen und eigener Abrechnung. Die Franchise-Beziehung verbindet ihn mit der Zentrale.
- Inhalte nach unten
- Kurse und Lernpfade der Zentrale erscheinen bei allen Standorten. Mitglieder lernen überall mit denselben Inhalten.
- Kampagnen für alle Standorte
- Kampagnenvorlagen werden zentral angelegt. Standorte erzeugen daraus Druck- und Digitalmaterial im eigenen Erscheinungsbild.
- Rechte pro Organisation
- Wer in der Zentrale arbeitet, wechselt ausdrücklich in den Kontext eines Standorts. Rollen und Rechte gelten je Organisation.
- Eigene Marke
- Eigene Domain und eigenes Erscheinungsbild pro Host, auf Deutsch und Englisch.
Für Verbände und Veranstalter
Wettkämpfe, Graduierungen und Lehrinhalte, die für alle geführten Dojos gelten.
- Wettkämpfe
- Wiederverwendbare Kategorien nach Alter, Gewicht, Regelwerk und Formenstil, Divisionsvorlagen im Besitz des Verbands. Veranstaltungen mit mehreren Organisationen und ausdrücklicher Zulassungsliste: Ausrichter und meldendes Dojo sind getrennt.
- Meldung durch die Dojos
- Dojos melden ihre Wettkämpfer selbst in Divisionen, mit Wiegen und Startnationalität pro Veranstaltung. In Entwicklung Turnierbäume, Pools, Live-Ergebnisse und Platzierungen sind in Entwicklung.
- Zertifizierungen und Graduierungen
- Zertifizierungstypen mit Rängen und Voraussetzungen, rollenbasierte Vergabegrenzen und Gültigkeit, die über die Führungsbeziehung weitergegeben wird. Urkunden aus einem visuellen Vorlagen-Designer als PDF.
- Akademie
- Kurse aus Video-, Dokument- und Quiz-Lektionen, Lernpfade, Fortschritt pro Lektion und schrittweise Freischaltung. Inhalte erreichen alle geführten Dojos.
- Kampagnen
- Der Verband schreibt Kampagnenvorlagen. Dojos erzeugen daraus Druck- und Digitalmaterial im eigenen Erscheinungsbild.
Für Athletinnen, Athleten und Mitglieder
Ein persönlicher Bereich fürs Handy, für alles, was das eigene Training betrifft.
- Vertrag und Rechnungen
- Eigene Rechnungen, Vertrag, Kontakt- und Bankdaten. Pausen und Kündigungen als Antrag.
- Familie
- Erziehungsberechtigte sehen und verwalten die Verträge ihrer Kinder.
- Urkunden
- Erreichte Graduierungen und Zertifikate mit Gültigkeit, als PDF.
- Kurse und Workouts
- Lektionen mit Fortschritt, Lernpfade und Workouts im Player.
- Wettkämpfe
- Meldungen zu Wettkämpfen, eingetragen vom eigenen Dojo.
- Anwesenheit
- Check-in am Tablet im Dojo, Anwesenheit pro Trainingseinheit.
Gebaut für deutsche Verwaltung
Was Karena für Buchhaltung und Recht in Deutschland mitbringt.
- GoBD-konforme Abrechnung
- Lückenlose Rechnungsnummern. Ausgestellte Rechnungen sind unveränderlich, Korrekturen laufen nur per Storno.
- SEPA ohne Zahlungsdienstleister
- Lastschriften als pain.008-XML für die eigene Bank. Kein Anbieter dazwischen, keine Bindung.
- § 312k BGB und Widerruf
- Kündigungsbutton für online geschlossene Verträge und Widerrufsbelehrung im Anmeldeprozess.
- Verschlüsselte Bankdaten
- Bankdaten sind verschlüsselt gespeichert.
- Deutsch und Englisch
- Die gesamte Oberfläche in beiden Sprachen, für Verwaltung und Mitglieder.
In Entwicklung
Woran wir gerade arbeiten. Noch nicht verfügbar.
- In EntwicklungSeminarbuchung mit Warteliste
- In EntwicklungAuswertungen und Berichte mit Zusammenfassung über mehrere Organisationen
- In EntwicklungTurnierbäume, Pools, Live-Ergebnisse und Platzierungen
- In EntwicklungAnbindung eines Zahlungsdienstleisters mit automatischem Zahlungsabgleich
Zugang anfragen
Wir zeigen Karena in einem Gespräch und richten den Zugang für Ihre Organisation ein.