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Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Geltungsbereich

  1. Diese AGB gelten für alle Verträge zwischen Koordinauten GmbH, Kieselbronner Str. 42 / 3, 75177 Pforzheim („Karena", „wir") und Organisationen, die die Plattform Karena nutzen („Kunde"). Kunden sind ausschließlich Unternehmer (§ 14 BGB), Vereine, Verbände und juristische Personen — nicht Verbraucher.
  2. Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nur, wenn wir ihnen ausdrücklich in Textform zustimmen.
  3. Bestandteil des Vertrags ist der Vertrag zur Auftragsverarbeitung („AVV") in seiner jeweils aktuellen Fassung.

§ 2 Leistung

  1. Karena ist eine webbasierte Software (Software-as-a-Service) zur Verwaltung von Mitgliedern, Verträgen, Beitragsabrechnung, Trainingsbetrieb, Prüfungen, Lerninhalten, Marketingvorlagen und Wettkampfveranstaltungen. Der jeweilige Funktionsumfang ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung des gebuchten Plans unter karena.app/preise.
  2. Wir stellen die Software am Übergabepunkt (Ausgang unseres Rechenzentrums) mit einer Verfügbarkeit von 99 % im Jahresmittel bereit. Ausgenommen sind angekündigte Wartungsfenster außerhalb der Kernzeiten (Mo–Fr 8–20 Uhr) und Ausfälle, die wir nicht zu vertreten haben.
  3. Wir entwickeln die Software laufend weiter. Funktionen können geändert werden, sofern der vertragliche Leistungskern erhalten bleibt. Über den Wegfall wesentlicher Funktionen informieren wir 90 Tage im Voraus.
  4. Als „in Entwicklung" oder „Beta" gekennzeichnete Funktionen werden ohne Verfügbarkeitszusage bereitgestellt.
  5. Support erfolgt per E-Mail an karenasupport@koordinauten.de werktags 9–17 Uhr; Reaktionszeit ein Werktag.

§ 3 Vertragsschluss und Registrierung

  1. Der Vertrag kommt mit Abschluss der Registrierung einer Organisation und Annahme dieser AGB sowie des AVV zustande.
  2. Der Kunde benennt mindestens einen Administrator. Dessen im Konto hinterlegte E-Mail-Adresse ist Zustelladresse für vertragliche und datenschutzrechtliche Mitteilungen.
  3. Der Kunde stellt sicher, dass die zur Registrierung befugte Person vertretungsberechtigt ist.

§ 4 Preise und Zahlung

  1. Es gelten die Preise des gebuchten Plans zum Zeitpunkt der Buchung. Preise verstehen sich netto zuzüglich Umsatzsteuer.
  2. Abrechnung erfolgt monatlich im Voraus per Rechnung, zahlbar innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum.
  3. Preisänderungen kündigen wir 60 Tage im Voraus in Textform an. Der Kunde kann bis zum Wirksamwerden zum Änderungszeitpunkt kündigen.
  4. Bei Zahlungsverzug von mehr als 30 Tagen können wir den Zugang nach Ankündigung mit Frist von 7 Tagen sperren. Die Daten des Kunden bleiben während der Sperre erhalten.

§ 5 Laufzeit und Kündigung

  1. Der Vertrag läuft einen Monat und verlängert sich jeweils um einen weiteren Monat, wenn er nicht mit einer Frist von einem Monat zum Laufzeitende gekündigt wird. Die Kündigung kann in Textform oder über die Kontoeinstellungen erfolgen.
  2. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für uns insbesondere vor bei wiederholtem Verstoß gegen § 6 oder Zahlungsverzug von mehr als 60 Tagen.
  3. Nach Vertragsende stellen wir dem Kunden für 30 Tage einen Export seiner Daten bereit; danach werden die Daten gemäß AVV gelöscht.

§ 6 Pflichten des Kunden

  1. Der Kunde ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die Daten seiner Mitglieder, Athleten, Erziehungsberechtigten und Mitarbeitenden. Er stellt sicher, dass die Verarbeitung über Karena auf einer Rechtsgrundlage beruht, die Betroffenen informiert werden und — insbesondere bei Minderjährigen und bei Veröffentlichungen — die erforderlichen Einwilligungen vorliegen. Wir stellen hierfür Vorlagen bereit, deren Anpassung und Einsatz Sache des Kunden ist.
  2. Der Kunde trägt keine Daten in Karena ein, deren Verarbeitung ihm untersagt ist, und nutzt Freitextfelder nicht für Gesundheitsdaten oder andere besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO, sofern kein dafür vorgesehenes Feld existiert.
  3. Der Kunde hält Zugangsdaten geheim, vergibt Berechtigungen nach dem Prinzip der geringsten Rechte und entzieht ausscheidenden Personen den Zugang unverzüglich. Er haftet für Handlungen der von ihm angelegten Nutzer.
  4. Der Kunde nutzt Karena nicht für rechtswidrige Inhalte, unterlässt Angriffe auf die Plattform und automatisierte Massenabfragen außerhalb der vorgesehenen Schnittstellen.
  5. Für die Richtigkeit von Abrechnungsdaten, Tarifen, SEPA-Mandaten und die Einreichung von Lastschriftdateien bei seiner Bank ist der Kunde verantwortlich. Karena erbringt keine Zahlungsdienste und keine Steuer- oder Rechtsberatung.

§ 7 Schnittstellen und Drittanbieter-Clients

  1. Der Kunde kann Karena über Programmierschnittstellen (API) und Schnittstellen für Drittanbieter-Clients, einschließlich KI-Assistenten (z.B. über das Model Context Protocol), an eigene Werkzeuge anbinden. Die Freischaltung erfolgt durch einen Administrator des Kunden.
  2. Mit der Anbindung übermittelt der Kunde Daten an den von ihm gewählten Anbieter. Der Kunde ist allein verantwortlich für die Auswahl des Anbieters, die Rechtsgrundlage der Übermittlung und den Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags mit diesem Anbieter. Der Anbieter ist kein Subunternehmer von Karena.
  3. Schnittstellenzugriffe unterliegen den Berechtigungen des jeweiligen Nutzers und werden protokolliert. Zugriffstoken sind vertraulich zu behandeln und bei Verdacht auf Kompromittierung zu widerrufen.
  4. Wir können Schnittstellen bei missbräuchlicher oder die Plattform gefährdender Nutzung vorübergehend einschränken und informieren den Kunden hierüber.

§ 8 Haftung

  1. Wir haften unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, bei arglistig verschwiegenen Mängeln und nach dem Produkthaftungsgesetz.
  2. Bei einfach fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde vertrauen darf) ist unsere Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt, höchstens jedoch auf die in den letzten zwölf Monaten vor dem Schadensereignis gezahlte Vergütung.
  3. Im Übrigen ist die Haftung für einfache Fahrlässigkeit ausgeschlossen.
  4. Die verschuldensunabhängige Haftung für anfängliche Mängel nach § 536a Abs. 1 BGB ist ausgeschlossen.
  5. Für Datenverlust haften wir nur bis zu dem Betrag, der bei ordnungsgemäßer Datensicherung durch uns gemäß AVV zur Wiederherstellung erforderlich gewesen wäre.

§ 9 Datenschutz und Vertraulichkeit

  1. Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag des Kunden regelt der AVV. Für Daten, für die wir selbst Verantwortlicher sind (Kundenkonto, Abrechnung, Support), gilt unsere Datenschutzerklärung unter karena.app/datenschutz.
  2. Beide Parteien behandeln nicht offenkundige Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich, auch nach Vertragsende.

§ 10 Änderungen der AGB

Wir können diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern, wenn dies sachlich gerechtfertigt ist (z.B. Rechtsänderungen, neue Funktionen). Änderungen werden 30 Tage vor Wirksamwerden in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb dieser Frist, gelten die Änderungen als angenommen; auf diese Folge weisen wir in der Mitteilung hin. Widerspricht der Kunde, kann jede Partei zum Änderungszeitpunkt kündigen.

§ 11 Schlussbestimmungen

  1. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
  2. Gerichtsstand ist Pforzheim, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.
  3. Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam.

Stand: 30. September 2026

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